Tietosuoja- ja rekisteri­seloste

Rekisterinpitäjä ja rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Suomen Prosessioikeusyhdistys ry - Finlands Processrättsliga

Rekisterin nimi:  Jäsen-, tapahtuma- ja tietoturvarekisteri
Y-tunnus: 3144249-3
Yhteyshenkilön nimi: Timo Saranpää
Sähköpostiosoite: sihteeri@prosessioikeus.fi

Jäsen-, tapahtuma- ja tietoturvarekisteri

 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) (myöhemmin ”tietosuoja-asetus”) soveltaminen on alkanut 25.8.2018. Suomen Prosessioikeusyhdistys ry – Finlands Processrättsliga Förening r.f. on laatinut tämän ohjeen ja sen liitteenä olevan, asetuksen 30 artiklan mukaisen selosteen henkilötietojen käsittelytoimista tiedottaakseen jäsenilleen, mitä henkilötietoja yhdistys käsittelee, mihin tietoja käytetään ja miten yhdistyksen jäsen voi toteuttaa asetuksen mukaisia rekisteröidyn oikeuksiaan yhdistyksessä. 

4. Rekisterin tarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot, joita voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

  • yhdistyksen jäsenen tunnistaminen;
  • yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito ja jäsenasioiden hoitaminen;
  • toiminnan tarjoaminen ja tapahtumien järjestäminen yhdistyksen jäsenistölle;
  • yhdistyksen jäsenten pitäminen ajan tasalla yhdistyksen toiminnasta;
  • yhdistyksen toimintaa koskevan ja/tai yhdistyksen toiminta-ajatuksen piiriin kuuluvan tiedon välittäminen;
  • yhdistyksen toiminnan suunnittelu, kohdentaminen ja kehittäminen;
  • jäsenmaksuvelvollisuuksien määrittäminen;
  • yhdistyksen jäsenyyden hoitaminen ja kehittäminen (ml. laskutukseen liittyvät asiat).

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyslain (503/1989) velvoitteiden noudattamiseen ja yhdistyksen oikeutettuun etuun. Yhdistyksen oikeutetulla edulla tarkoitetaan edellä mainittuja käyttötarkoituksia.

 

Henkilötietojen käsittely voidaan ulkoistaa kokonaan tai osittain kolmansille osapuolille, kuten jäsenrekisteripalvelun tarjoajalle, varmuuskopion ylläpitäjälle ja/tai yhdistyksen kirjanpitäjälle.

5. Rekisterin tietosisältö

Yhdistyksen jäsenyyttä hakevaa henkilöä pyydetään hakemuksessaan ilmoittamaan yhdistyksen sääntöjen 3 §:n mukaisen edellytyksen täyttämiseksi se, miten hän on ammatissaan tai opinnoissaan perehtynyt prosessioikeuteen, jotta hallitus voi yhdistyksen sääntöjen 8 §:n mukaisesti päättää yhdistyksen jäseneksi hyväksymisestä. Henkilöltä, joka hyväksytään yhdistyksen jäseneksi, pyydetään yhdistyslain 11 §:n mukaista jäsenluetteloa varten nimi- ja osoitetiedot. Yhdistyslain 11 §:n nojalla näiden tietojen toimittaminen on pakollista. Lisäksi jäsentä pyydetään ilmoittamaan sähköpostiosoitteensa yhdistyksen jäsenviestintää varten

Yhdistyksen jäsenestä ja yhdistyksen jäsenyyttä hakeneesta henkilöstä voidaan edellä mainittujen ja kohdassa 4 selostettujen tarkoitusten täyttämiseksi kerätä ja tallettaa muun muassa seuraavia henkilötietoja:

  •          henkilön etu- ja sukunimi;
  • syntymäaika;
  • ammattinimike tai titteli;
  • henkilön edustama organisaatio (yritys tai yhteisö);
  • lähiosoite;
  • postinumero;
  • postitoimipaikka;
  • kotipaikka;
  • sähköpostiosoite;
  • puhelinnumero;
  • jäsenyyden tyyppi;
  • jäsenyyden alkamisaika;
  • jäsenyyden päättymisaika;
  • jäsenyyden laskutus- ja maksutiedot (ml. jäsenmaksujen laskutusosoite);
  • tapahtumailmoittautumiset;
  • mahdolliset muut henkilön itsensä yhdistykselle antamat tiedot.

Yhdistyksen toimintaan tai tapahtumaan osallistuvasta muusta henkilöstä voidaan tämän suostumuksella kerätä ja tallettaa muun muassa seuraavan kaltaisia henkilötietoja:

  • henkilön etu- ja sukunimi;
  •  ammattinimike tai titteli;
  • tapahtumailmoittautumiset;
  • mahdolliset muut henkilön itsensä yhdistykselle antamat tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilö itse, sekä jäsenyyden alkamista, päättymistä ja jäsenmaksuja koskevien tietojen osalta yhdistyksen hallitus.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle kuin siinä tapauksessa, että kysymys on yhdistyksen järjestämiin tilaisuuksiin tapahtuvan ennakkoilmoittautumisen yhteydessä kerättävistä tiedoista (henkilön nimi ja sähköpostiosoite) ja tiedon luovuttaminen on välttämätöntä sen vuoksi, että tiloihin on rajattu pääsy.

 

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Yhdistys ei lähetä rekisterissä oleville henkilöille muuta kuin yhdistyksen toimintaan liittyvää, edellä kohdassa 4 tarkoitettua aineistoa. Yhdistyksen tapahtumissa esiintyvien puhujien nimet, tittelit ja organisaatiotiedot voidaan julkaista yhdistyksen nettisivulla. Mikäli yhdistyksen tilaisuuksista laaditaan tallenteita, myös nämä tallenteet voidaan puhujien suostumuksella julkaista yhdistyksen nettisivulla. Hallituksen kokoonpano on julkinen.

8. Rekisterin suojaus

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina eikä kenelläkään ulkopuolisella ole pääsyä tietoihin. Henkilötietojen käsittelyyn yhdistyksessä liittyy enintään vähäisiä tietosuojariskejä. Keskeisin riski liittyy siihen, että yhdistyksen ulkopuolinen henkilö saisi haltuunsa jäsenluettelon. Jäsenluetteloa säilytetään ja käsitellään ainoastaan sähköisessä muodossa ja luettelo on hallituksen jäsenasioista vastaavan käytössä olevan tietokoneen korkeatasoisen tietoturvan piirissä. Mahdollisen henkilötietojen tietoturvaloukkauksen tapahtuessa hallitus ilmoittaa viipymättä asiasta jäsenistölle loukkauksen edellyttämässä laajuudessa.

9. Tietojen säilytysaika

Yhdistyksen sääntöjen 3 §:n mukaisesti jäsen voi milloin tahansa erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle taikka sen puheenjohtajalle tai sihteerille taikka ilmoittamalla eroaminen yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi. Hallitus voi lisäksi saman pykälän nojalla erottaa jäsenen yhdistyslaissa mainitulla perusteella sekä silloin, kun jäsen on laiminlyönyt jäsenmaksun suorittamisen kahdentoista kuukauden ajan hallituksen asettamasta määräajasta lukien.

 

Jäsenen tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun jäsen on eronnut tai erotettu yhdistyksestä. Henkilötietoja säilytetään muutoin niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeen edellä kohdassa 4 esitettyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Jäsenyyden päättyessä jäsenen yhteystietoja säilytetään eroamistilikauden loppuun asti tai saatavien vanhentumisajan. Jäsenen suorittamat jäsenmaksutiedot ovat kirjanpitoaineistossa kirjanpitolain mukaisen säilytysajan eli vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan säännöllisesti, vähintään vuosittain.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin

  • Rekisteröidyllä on oikeus pyynnöstään saada tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaiset tiedot häntä koskevista henkilötiedoista, joita yhdistys käsittelee.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

  • Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukainen oikeus pyytää yhdistystä korjaamaan rekisteröityä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot tai täydentämään puutteelliset tiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

  • Mikäli henkilötietoja ei tarvita tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettuun tarkoitukseen, tai yhdistyksellä ei muutoin ole perustetta käsitellä henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua jäsenrekisteristä.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

  • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia yhdistystä rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa tarkemmin nimetyissä tapauksissa.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

  • Rekisteröidyllä on oikeus erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti, vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

  • Mikäli rekisteröity katsoo, että yhdistys ei noudata henkilötietojen käsittelyssä siihen soveltuvaa lainsäädäntöä (ml. tietosuoja-asetus), on rekisteröidyllä oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle.

Mainituissa, henkilötietojaan koskevissa asioissa yhdistyksen jäsenen tulee olla yhteydessä yhdistyksen sihteeriin tai muuhun hallituksen jäseneen, ja siten saattaa asiansa yhdistyksen hallituksen käsiteltäväksi. Yhdistyksen ei ole tarpeen nimetä erillistä tietosuojavastaavaa.

11. Evästeet ja sivuston tietoturva

Tällä verkkosivustolla käytetään evästeitä takaamalla sivuston toimivuuden. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka palvelin tallentaa laitteellesi. Tiedostoon tallennetut on esim. tieto viimeksi käyttämästäsi sivustosta. Evästeet ei vahingoita tietokonettasi, mobiililaitettasi tai tiedostojasi. Mikäli sivustolla vierailija haluaa hylätä kaikkien evästeiden käytön, useat selainohjelman mahdollistavat evästeiden poiskytkemisen. Tässä tulee huomioida se, että sivusto ei välttämättä toimi enää optimaalisesti.
Käytössä on joitakin palvelun toiminnan kannalta pakollisia kolmannen osapuolen työkaluja tai liitännäisiä. Tällaisia työkaluja ovat esimerkiksi sivustolla olevat sosiaalisten medioiden upotukset.
Jos jätät kommentin sivustollemme, voit tallentaa nimesi, sähköpostiosoitteesi evästeisiin. Nämä ovat mukavuutesi vuoksi, jotta sinun ei tarvitse täyttää tietojasi uudelleen, kun jätät toisen kommentin. Nämä evästeet kestävät vuoden.

Yhdistyksen kotisivulla (http://www.prosessioikeus.fi) käytössä ovat pakolliset, toiminnalliset evästeet, jotka ovat välttämättömiä sivuston asianmukaisen toiminnan kannalta. Verkkosivusto ei erikseen pyydä käyttäjältä suostumusta tai erillistä hallintaa evästeistä, jotka käyttäjä voi myös harkintansa mukaan poistaa käytöstä. Sivustolla on lisäksi käytössä evästeilmoitus.

Vieritä ylös